Vestia-konsernin lähipiirirekisteri
TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laatimispäivämäärä: 24.2.2025
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki 1050/201
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Vestia-konserni
Postiosoite: Vestianväylä 80, 84100 Ylivieska
puh. 08 410 8700, sähköposti: asiakaspalvelu@vestia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Konsernin kunkin yhtiön toimitusjohtaja
3. Lähipiirirekisterin vastuuhenkilö
Henkilöstö- ja viestintäpäällikkö Mervi Väisänen, puh. 044 749 3948, sähköposti: mervi.vaisanen@vestia.fi, postiosoite: Vestianväylä 80, 84100 Ylivieska.
4. Yhteyshenkilöt lähipiirirekisteriin liittyvissä asioissa
Hallinnon suunnittelija Satu Hautakoski, puh. 044 510 3834, sähköposti: satu.hautakoski@vestia.fi, postiosoite: Vestianväylä 80, 84100 Ylivieska.
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Henkilöstö- ja viestintäpäällikkö Mervi Väisänen, puh. 044 749 3948, sähköposti: mervi.vaisanen@vestia.fi, postiosoite: Vestianväylä 80, 84100 Ylivieska.
6. Rekisterin nimi
Lähipiirirekisteri
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Lähipiirirekisteriin kerätään ja säilytetään Vestia-konsernin hallituksen ja johtoryhmän jäsenistä osakeyhtiölain, kirjanpitoasetuksen ja kirjanpitolautakunnan suosituksen mukaiset tiedot. Vestia-konserni käsittelee hallituksen ja johtoryhmän jäsenten henkilötietoja voidakseen toteuttaa Vestia-konsernille määriteltyjä tehtäviä.
Kun henkilö tulee valituksi hallituksen tai johtoryhmän jäseneksi, niin häneltä kerätään lähipiiri-ilmoituslomakkeella seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, johto- ja luottamustehtävät sekä muut sidonnaisuudet. Lisäksi rekisteriin on kirjattu päivämäärä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.
8. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Lähipiirirekisterissä on Vestia-konsernin hallituksen ja johtoryhmän jäsenten henkilötietoja sekä heidän ilmoittamia sidonnaisuuksiin liittyviä tietoja. Lähipiirirekisterissä on seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, johto- ja luottamustehtävät sekä muut sidonnaisuudet. Lisäksi rekisteriin on kirjattu päivämäärä, jolloin ko. henkilö on tietonsa antanut.
9. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen, lakisääteisen tehtävän hoitaminen sekä osakeyhtiölain (624/2006) 8 luvun 6 §, kirjanpitoasetuksen (1339/1997) 2 luvun 7b §, kirjanpitolautakunta (KILA 2008/1829).
10. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 8 mainittujen tehtävien hoitamiseen. Tiedot saadaan ko. henkilöltä itseltään lähipiiri-ilmoituslomakkeella.
11. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Ei käytetä tässä yhteydessä.
12. Käsittelyn turvallisuus
Tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Paperilla olevia aineistoja säilytetään lukitussa tilassa. Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
13. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tilintarkastajille annetaan pyydettäessä tietoja.
14. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
15. Henkilötietojen säilytysaika
Tietojen arkistoinnista ja poistamisesta järjestelmästä noudatetaan Vestia-konsernin arkistointia koskevia ohjeita.
16. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
Lähipiirirekisteriin kirjattujen tiedot korjataan henkilön ilmoituksen mukaan ajantasaisiksi. Tiedon korjaamisesta huolehtii lähipiirirekisterin vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö huolehtii tehtävän puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi.
17. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.