Rekisteriseloste – Vestian asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Vestia Oy
Vestianväylä 80
84100 Ylivieska

Rekisterin nimi

Vestian asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Jätelain ja jätehuoltomääräysten mukaan kaikkien kotitalouksien on kuuluttava kunnan järjestämään jätehuoltoon. Rekisteri tarvitaan jätehuollon järjestämiseksi, johon Vestia Oy:llä on lakisääteinen velvoite.

Rekisterin käyttötarkoitus

Jätehuoltoon jätelain perusteella kuuluvien kiinteistöjen asiakastietojen ja kiinteistöjen hallinta

Vestian kanssa sopimuksen tehneiden yritysten asiakastietojen hallinta
Laskutus, perintä ja ulosotto
Laskujen ja muun historiatiedon arkistointi
Jäteastioiden tyhjennysten järjestäminen ja ajonohjaus
Vaakatapahtumien hallinta
Lavatilausten, kouranoutojen ja piennoutojen hallinta
Astiamyyntien ja -toimitusten hallinta
Reklamaatioiden hallinta
Jätemaksujen laskutus- ja perintälupahakemusten muodostaminen
Velkajärjestelyiden hallinta
Vestian toiminnan kehittämiseksi toteutettavien kyselyiden lähetys
Raporttien laatiminen toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi
Kirjanpito- ja viranomaistarkoitukset

Rekisterin sisältämät tiedot

Nimi
Osoite
Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Kiinteistötunnus
Laskutustiedot (myös verkkolasku tai suoramaksu)
Jäteastiat
Tyhjennysvälit ja tehdyt tyhjennykset
Asiakkaiden yhteydenotot
Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset
Laskutettavat hyötyjäteasema-/lajittelupiha-asioinnit
Tapahtuma- ja laskuhistoria
Huoneistojen määrä
Isännöitsijä (taloyhtiöt)
Reklamaatiot
Laskut (laskunumerot, suoritukset, laskujen summat, maksupäivät, suorituksen alkuperä)
Valokuva jäteastiasta ja lisäjätteistä (poikkeavissa tyhennystapahtumissa laskutuksen tueksi)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään palvelun tilauksen yhteydessä tai tilausta muutettaessa ja palveluja käytettäessä
Tarvittaessa tietoja tarkistetaan väestörekisterikeskuksesta tai Jokilaaksojen jätelautakunnalta

Tietojen käsittely ja luovutus

Vestian henkilökunnan lisäksi rajattuja osaa tiedoista käsittelevät urakoitsijat palveluiden toteuttamiseksi seuraavasti:

Kuljetusurakoitsijat ja kuljettajat (Osoite, nimi, astiakoko, tyhjennyspäivä, asiakasnumero)
- jäteastioiden tyhjennystä varten
Hyötyjäteasemaurakoitsijat (Osoite, nimi, asiakasnumero)
- hyötyjäteasema-asiointien laskutusta varten
Lavaurakoitsijat (Osoite, nimi, asiakasnumero, tilauksen tyyppi)
- lava- ja astiantoimituspalveluita varten
Kuljetusurakoitsijat (Nimi, osoite, reklamaation tiedot)
- reklamaatioiden käsittelyä varten

Muut käsittelijät:

Jokilaaksojen jätelautakunta (Osoite, nimi, asiakasnumero, laskun tiedot)
- laskutus- ja perintäaineiston hyväksyntää varten
Tietojärjestelmien toimittajat
- Tietojärjestelmien ylläpitoa ja kehitystä varten

Tietojen luovutus:

Vestia voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa viranomaisille

Rekisterin suojaus

Paperilla säilytettävät tiedot säilytetään murtosuojatussa ja kameravalvotussa toimistossa.

Sähköisen rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muin teknisin keinoin suojattuja.

Tietojen säilytys

Rekisterin tietoja säilytetään edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen vaadittavan ajan. Kuitenkin vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta).

Oikeus tarkastaa, korjata ja rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu
Rekisteröidyllä on oikeus korjata tietonsa ottamalla yhteyttä Vestian asiakaspalveluun joko sähköisten kanavien kautta, puhelimitse tai asioimalla Vestian toimistolla
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö kyselyiden lähettämistä varten