Rekisteriseloste – Vestian asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Vestia Oy
Vestianväylä 80
84100 Ylivieska
Rekisterin nimi
Vestian asiakasrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Jätelain ja jätehuoltomääräysten mukaan kaikkien kotitalouksien on kuuluttava kunnan järjestämään jätehuoltoon. Rekisteri tarvitaan jätehuollon järjestämiseksi, johon Vestia Oy:llä on lakisääteinen velvoite.
Rekisterin käyttötarkoitus
Jätehuoltoon jätelain perusteella kuuluvien kiinteistöjen asiakastietojen ja kiinteistöjen hallinta
- Vestian kanssa sopimuksen tehneiden yritysten asiakastietojen hallinta
- Laskutus, perintä ja ulosotto
- Laskujen ja muun historiatiedon arkistointi
- Jäteastioiden tyhjennysten järjestäminen ja ajonohjaus
- Vaakatapahtumien hallinta
- Lavatilausten, kouranoutojen ja piennoutojen hallinta
- Astiamyyntien ja -toimitusten hallinta
- Reklamaatioiden hallinta
- Jätemaksujen laskutus- ja perintälupahakemusten muodostaminen
- Velkajärjestelyiden hallinta
- Vestian toiminnan kehittämiseksi toteutettavien kyselyiden lähetys
- Raporttien laatiminen toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi
- Kirjanpito- ja viranomaistarkoitukset
Rekisterin sisältämät tiedot
- Nimi
- Osoite
- Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Kiinteistötunnus
- Laskutustiedot (myös verkkolasku tai suoramaksu)
- Jäteastiat
- Tyhjennysvälit ja tehdyt tyhjennykset
- Asiakkaiden yhteydenotot
- Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset
- Laskutettavat hyötyjäteasema-/lajittelupiha-asioinnit
- Tapahtuma- ja laskuhistoria
- Huoneistojen määrä
- Isännöitsijä (taloyhtiöt)
- Reklamaatiot
- Laskut (laskunumerot, suoritukset, laskujen summat, maksupäivät, suorituksen alkuperä)
- Valokuva jäteastiasta ja lisäjätteistä (poikkeavissa tyhennystapahtumissa laskutuksen tueksi)
Säännönmukaiset tietolähteet
- Henkilötietoja kerätään palvelun tilauksen yhteydessä tai tilausta muutettaessa ja palveluja käytettäessä
- Tarvittaessa tietoja tarkistetaan väestörekisterikeskuksesta tai Jokilaaksojen jätelautakunnalta
Tietojen käsittely ja luovutus
Vestian henkilökunnan lisäksi rajattuja osaa tiedoista käsittelevät urakoitsijat palveluiden toteuttamiseksi seuraavasti:
- Kuljetusurakoitsijat ja kuljettajat (Osoite, nimi, astiakoko, tyhjennyspäivä, asiakasnumero)
- jäteastioiden tyhjennystä varten
- Hyötyjäteasemaurakoitsijat (Osoite, nimi, asiakasnumero)
- hyötyjäteasema-asiointien laskutusta varten
- Lavaurakoitsijat (Osoite, nimi, asiakasnumero, tilauksen tyyppi)
- lava- ja astiantoimituspalveluita varten
- Kuljetusurakoitsijat (Nimi, osoite, reklamaation tiedot)
- reklamaatioiden käsittelyä varten
Muut käsittelijät:
- Jokilaaksojen jätelautakunta (Osoite, nimi, asiakasnumero, laskun tiedot)
- laskutus- ja perintäaineiston hyväksyntää varten
- Tietojärjestelmien toimittajat
- Tietojärjestelmien ylläpitoa ja kehitystä varten
Tietojen luovutus:
- Vestia voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa viranomaisille
Rekisterin suojaus
Paperilla säilytettävät tiedot säilytetään murtosuojatussa ja kameravalvotussa toimistossa.
Sähköisen rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muin teknisin keinoin suojattuja.
Tietojen säilytys
Rekisterin tietoja säilytetään edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen vaadittavan ajan. Kuitenkin vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta).
Oikeus tarkastaa, korjata ja rajoittaa tietojen käsittelyä
- Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu
- Rekisteröidyllä on oikeus korjata tietonsa ottamalla yhteyttä Vestian asiakaspalveluun joko sähköisten kanavien kautta, puhelimitse tai asioimalla Vestian toimistolla
- Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö kyselyiden lähettämistä varten