Rekisteriseloste – Vestian asiakasrekisteri

Tämä on Vestia Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.02.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Vestia Oy
Vestianväylä 80
84100 Ylivieska

Y-tunnus: 1569793-9
Puh. (08) 410 8700
asiakaspalvelu@vestia.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Marjo Kivimäki, marjo.kivimaki(at)vestia.fi, 044 710 8724

3. Rekisterin nimi

Vestia Oy:n asiakas- ja viestintärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle.

yrityksessämme ovat:

• Asiakkaan ja Vestia Oy:n välinen asiakassuhde
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• Asiakkaan suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• Vestian osalta jätelain 32§ ja 33§ s sekä jätelain  36 § mukaisen jätehuollon järjestämiseen eli tarkoituksena on täyttää kunnan velvollisuus jätehuollon järjestämiseksi.
• Vestia Oy:n tai Vestia Yrityspalvelut Oy:n  kanssa sopimuksen tehneiden yksityisten asiakkaiden, yritysten ja yhteistyökumppaneiden asiakastietojen hallinta
• Laskutus, perintä ja ulosotto
• Laskujen ja muun historiatiedon arkistointi
• Jäteastioiden tyhjennysten järjestäminen ja ajonohjaus
• Vaakatapahtumien hallinta
• Lajittelupiha- ja hyötyjäteasema-asiointien hallinta
• Asiakasviestinnän ja markkinoinnin kohdistaminen
• Markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen
• Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
• Asiakas- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• Lavatilausten, kouranoutojen ja piennoutojen hallinta
• Astiamyyntien ja -toimitusten hallinta
• Reklamaatioiden hallinta
• Jätemaksujen laskutus- ja perintäaineistojen muodostaminen viranomaishyväksyntää, laskutusta ja perintää varten, sekä perintälupahakemuksia varten
• Velkajärjestelyiden hallinta

• Vestian toiminnan kehittämiseksi toteutettavien kyselyiden lähetys
• Raporttien laatiminen toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi
• Kirjanpito- ja viranomaistarkoitukset

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Henkilön nimi
• Asema, yritys/organisaatio
• Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
• www-sivustojen osoitteet
• Verkkoyhteyden IP-osoite
• Tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
• Laskutustiedot
• Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
• Sähköpostiviestiketju
• Sähköiset asiointilomakkeet
• Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
• Yhteydenpitoon liittyvät tiedot
• Viestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot
• Mahdolliset rekisteröidyt itsensä antamat muut tiedot
• Tapahtuma- ja laskuhistoria
• Isännöitsijä (taloyhtiöt)
• Asiakkaiden yhteydenotot
• Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset
• Laskutettavat hyötyjäteasema-/lajittelupiha-asioinnit
• Huoneistojen määrä
• Reklamaatiot
• Laskut (laskunumerot, suoritukset, laskujen summat, maksupäivät, suorituksen alkuperä)
• Valvotuilla lajittelupihoilla tai jätekeskuksessa asiointiin liittyvä kuvatallenne ja rekisterinumero
• Valokuva jäteastiasta ja lisäjätteistä (poikkeavissa tyhjennystapahtumissa laskutuksen tueksi)
• Jäteastiat
• Tyhjennysvälit ja tehdyt tyhjennykset

Rekisterin tietoja säilytetään edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen vaadittavan ajan. Kuitenkin vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. palveluja käytettäessä, evästeitä käyttämällä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tarvittaessa tietoja voidaan tarkistaa ja täydentää väestörekisterikeskuksesta, Jokilaaksojen jätelautakunnalta, omiin selvityksiin perustuen tai mahdollisista kolmannen osapuolen rekistereistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta koskaan muille tahoille, kuin rekisterinpitäjän konserniyhtiölle tai Vestian yritystoiminnan kannalta välttämättömille yhteistyökumppaneille, joille luovutetaan ainoastaan tarvittavat tiedot työtehtävien suorittamiseksi. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Vestia-konsernin henkilökunnan lisäksi rajattuja osia tiedoista käsittelevät urakoitsijat palveluiden toteuttamiseksi seuraavasti:

• Kuljetusurakoitsijat ja kuljettajat (Osoite, nimi, astiakoko, tyhjennyspäivä, asiakasnumero)
  • jäteastioiden tyhjennystä varten
• Hyötyjäte- ja lajittelupihaurakoitsijat (Osoite, nimi, asiakasnumero)
  • hyötyjäteasema-asiointien laskutusta varten
• Lavaurakoitsijat (Osoite, nimi, asiakasnumero, tilauksen tyyppi)
  • lava- ja astiantoimituspalveluita varten
• Kuljetusurakoitsijat (Nimi, osoite, reklamaation tiedot)
  • reklamaatioiden käsittelyä varten

Muut käsittelijät:

• Jokilaaksojen jätelautakunta (Osoite, nimi, asiakasnumero, laskun tiedot)
  • laskutus- ja perintäaineiston hyväksyntää varten
• Tietojärjestelmien toimittajat
  • Tietojärjestelmien ylläpitoa ja kehitystä varten
  • Viestintää ja mainontaa varten

Tietojen luovutus:

• Vestia voi luovuttaa asiakastietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa kolmansille osapuolille.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Paperilla säilytettävät tiedot säilytetään murtosuojatussa ja kameravalvotussa toimistossa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä tai yrityksellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee tehdä kirjallisesti sähköisten asiakaspalvelukanavien kautta tai asioimalla Vestian toimistolla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) vain asiakassuhteissa jotka eivät perustu lakiin kunnan järjestämästä jätehuollosta. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).